Badmintonafdelingen i AIA-TRANBJERG passer godt på dine data
Det kan du læse mere om i dette notat.
– Hvilke data har vi brug for?
– Hvad bruger vi dine data til?
– Hvem har adgang til dine data?
– Hvornår sletter vi dine data?
– Hvem er dataansvarlig og kan svare på spørgsmål?
Hvilke data har vi brug for?
På alle medlemmer i badmintonafdelingen skal vi bruge følgende oplysninger på alle medlemmer:
– navn
– adresse
– fødselsdato
– telefonnummer
– mailadresse
Der ud over skal vi have cpr.nr. på trænere.
Alle medlemmer kan rette sine egne stamdatadata, men ikke slette sig som medlem.
Hvad bruger vi dine data til?
Vi registrerer alle disse data på hvert enkelt medlem, da vi er forpligtiget efter Folkeoplysningsloven til at have oversigter over medlemmerne.
Vi registrerer også data for at kunne administrere hold, kontingenter og meget andet til brug for vores aktiviteter i badmintonafdelingen.
På trænere bruger vi cpr.nr. til at søge børneattester samt til afregning af godtgørelse.
Hvem har adgang til dine data?
Alle data registreres i Conventus, som vi har indgået en databehandlingsaftale med.
Der kræves adgangskoder og rettigheder, for at kunne se, redigere og slette data.
Det er kun medlemmer af bestyrelsen, ungdomsudvalget og trænere, som har disse adgange. Når medlemskabet af ungdomsudvalget eller bestyrelsen stopper, bliver adgangen slettet. Det samme sker, når en træner stopper.
Motionisterne kan få oplyst hinandens navne, da der er fælles ansvar for låsning og oprydning.
Hvis Aarhus Kommune beder om dokumentation for badmintonafdelingens medlemmer, er vi nødt til at dele alle data med kommunen.
Vi har garantere for, at ingen af dine data bliver solgt til reklame eller andet.
Hvornår sletter vi dine data?
Vi sletter dine data, når det er muligt. Da Aarhus Kommune kan bede om op til 5 år gamle oplysninger, så kan vi først slette dine data 5 år efter, at du er stoppet med at spille badminton.
Hvis du ønsker det, kan vi dog slette dit telefonnummer og din mailadresse, men vi er nødt til at beholde navn, adresse og fødselsdato i 5 år.
Hvem er dataansvarlig og kan svare på spørgsmål?
Formanden er til enhver tid ansvarlig for at alle data behandles forsvarligt og ikke videregives til andre udenfor badmintonafdelingen. Formanden er også ansvarlig for at indberette et eventuelt brud på datasikkerheden til Datatilsynet.
Det er også til formanden, som du skal henvende dig for at få oplyst, hvad vi har registret på dig, samt hvis du ønsker nogle oplysninger slettet.
Formanden er Birgit Larsen, Børupvej 177, 8310 Tranbjerg, telefon 86294776 eller 40802742, og mail er 177@mail.dk.
Oktober 2020
Bestyrelsen for badmintonafdelingen